Projecten in crisistijd

Recentelijk werd ik gevraagd om bij een organisatie een analyse te doen van de status van hun IT monitoring en een

voorstel te doen om de situatie te verbeteren. Deze organisatie had in de afgelopen tijd de nodige problemen gehad

met een belangrijke business applicatie en IT ligt onder vuur vanuit de business – de perceptie is dat IT de zaken

qua monitoring niet onder controle heeft.

Na een paar dagen rondlopen, kijken, vragen en luisteren kreeg ik een aardig beeld van de situatie en ontstonden in

mijn hoofd de contouren van een project dat uitgevoerd zou kunnen worden om de meest prangende zaken aan te pakken.

Hierop toog ik aan het werk om een conceptvoorstel te maken ter bespreking met de projectmanager. Het door mij

voorgestelde project was in mijn beleving nog redelijk klein, maar omvatte toch al gauw een flink aantal manmaanden

werk voor met name de eigen mensen van de organisatie.

Al gauw bleek dat deze aanpak niet zou gaan vliegen – IT Management had al een aantal projecten op dit gebied

proberen op te starten maar dat was telkens geen succes. Bovendien werd duidelijk dat er absoluut geen budget

vrijgemaakt zou worden voor een groot project – ook deze organisatie houdt in deze economisch slechte tijd de hand

stevig op de knip.

Wat nu gedaan ? Aan de ene kant wilde mijn klant écht dingen veranderd hebben maar aan de andere kant wilde men

géén groot project opstarten. De projectmanager gaf aan dat één van de redenen dat er geen budget voor een groot

project zou vrijkomen was dat men niet pas na een lange periode resultaat wilde zien. Wel kon de projectmanager een

aantal dagen werk geregeld krijgen bij de interne mensen en ook had hij wel wat geld om mij een beperkt aantal

dagen in te huren. De truc was dus om het grote project dat eigenlijk gedaan zou moeten op te delen in kleine

stukken waarbij van elk stuk de toegevoegde waarde meteen duidelijk zou worden. En dan te beginnen bij een stuk dat

aan de ene kant door de klant als erg urgent werd ervaren en aan de andere kant relatief makkelijk uitgevoerd zou

kunnen worden. Verder werd mij gevraagd om de scope te beperken tot de inrichting van de monitoring voor de eerder

genoemde belangrijke business applicatie.

Daarom heb ik een matrix gemaakt van de functionele blokken van deze business applicatie op de ene as, en diverse

IT-lagen (hardware, netwerk, storage, os, enzovoorts) op de andere as. Zo ontstaat een matrix van blokken die

allemaal één of meerdere infrastructuur componenten omvatten. Het plan is nu om deze matrix blok voor blok aan te

pakken, in een door de klant te bepalen volgorde. Elk blok op zichzelf is redelijk beperkt in omvang waardoor al na

hele korte tijd een blok “afgevinkt” kan worden. Hiermee heeft IT Management dan ook meteen een hele bruikbare

visualisatie om duidelijk te maken waar zij staan mbt. het op orde brengen van de monitoring voor deze business

applicatie. Ik heb de klant gevraagd om vooraf de matrix intern te bespreken om te bepalen of de door mij opgezette

indeling voor hun bruikbaar is. Voor het werk dat gedaan moet worden maakt de exacte indeling van de matrix niet

echt uit, maar hoe beter de matrix aansluit bij de beleving van de mensen bij de klant, hoe makkelijker deze

gebruikt zal worden. Ook laat ik de klant het eerste aan te pakken blok kiezen zodat zij zelf “in control” komen.

Deze aanpak lijkt goed te vallen: volgende week begin ik met het eerste blokje van de matrix.

Hoe eea. daadwerkelijk verder gaat schrijf ik over een tijdje nog wel eens op.

Natuurlijk is het bovenstaande niet nieuw noch een garantie voor resultaat.

Maar volgens mij kan het geen kwaad om af en toe ook weer eens op een open deur gewezen te worden

Recentelijk werd ik gevraagd om bij een organisatie een analyse te doen van de status van hun IT monitoring en een voorstel te doen om de situatie te verbeteren. Deze organisatie had in de afgelopen tijd de nodige problemen gehad met een belangrijke business applicatie en IT ligt onder vuur vanuit de business – de perceptie is dat IT de zaken qua monitoring niet onder controle heeft.

Na een paar dagen rondlopen, kijken, vragen en luisteren kreeg ik een aardig beeld van de situatie en ontstonden in mijn hoofd de contouren van een project dat uitgevoerd zou kunnen worden om de meest prangende zaken aan te pakken.

Hierop toog ik aan het werk om een conceptvoorstel te maken ter bespreking met de projectmanager. Het door mij voorgestelde project was in mijn beleving nog redelijk klein, maar omvatte toch al gauw een flink aantal manmaanden werk voor met name de eigen mensen van de organisatie.

Al gauw bleek dat deze aanpak niet zou gaan vliegen – IT Management had al een aantal projecten op dit gebied proberen op te starten maar dat was telkens geen succes. Bovendien werd duidelijk dat er absoluut geen budget vrijgemaakt zou worden voor een groot project – ook deze organisatie houdt in deze economisch slechte tijd de hand stevig op de knip.

Wat nu gedaan ? Aan de ene kant wilde mijn klant écht dingen veranderd hebben maar aan de andere kant wilde men géén groot project opstarten. De projectmanager gaf aan dat één van de redenen dat er geen budget voor een groot project zou vrijkomen was dat men niet pas na een lange periode resultaat wilde zien. Wel kon de projectmanager een aantal dagen werk geregeld krijgen bij de interne mensen en ook had hij wel wat geld om mij een beperkt aantal dagen in te huren. De truc was dus om het grote project dat eigenlijk gedaan zou moeten op te delen in kleine stukken waarbij van elk stuk de toegevoegde waarde meteen duidelijk zou worden. En dan te beginnen bij een stuk dat aan de ene kant door de klant als erg urgent werd ervaren en aan de andere kant relatief makkelijk uitgevoerd zou kunnen worden. Verder werd mij gevraagd om de scope te beperken tot de inrichting van de monitoring voor de eerder genoemde belangrijke business applicatie.

Daarom heb ik een matrix gemaakt van de functionele blokken van deze business applicatie op de ene as, en diverse IT-lagen (hardware, netwerk, storage, os, enzovoorts) op de andere as. Zo ontstaat een matrix van blokken die allemaal één of meerdere infrastructuur componenten omvatten. Het plan is nu om deze matrix blok voor blok aan te pakken, in een door de klant te bepalen volgorde. Elk blok op zichzelf is redelijk beperkt in omvang waardoor al na hele korte tijd een blok “afgevinkt” kan worden. Hiermee heeft IT Management dan ook meteen een hele bruikbare visualisatie om duidelijk te maken waar zij staan mbt. het op orde brengen van de monitoring voor deze business applicatie. Ik heb de klant gevraagd om vooraf de matrix intern te bespreken om te bepalen of de door mij opgezette indeling voor hun bruikbaar is. Voor het werk dat gedaan moet worden maakt de exacte indeling van de matrix niet echt uit, maar hoe beter de matrix aansluit bij de beleving van de mensen bij de klant, hoe makkelijker deze gebruikt zal worden. Ook laat ik de klant het eerste aan te pakken blok kiezen zodat zij zelf “in control” komen.

Deze aanpak lijkt goed te vallen: volgende week begin ik met het eerste blokje van de matrix. Hoe eea. daadwerkelijk verder gaat schrijf ik over een tijdje nog wel eens op.

Natuurlijk is het bovenstaande niet nieuw noch een garantie voor resultaat. Maar volgens mij kan het geen kwaad om af en toe ook weer eens op een open deur gewezen te worden .